Aplikasi Administrasi Modern di Pesantren Sirojuth Tholibin Grobogan

Administrasi Modern Berbasis Aplikasi di Pesantren Sirojuth Tholibin Grobogan

Pesantren Sirojuth Tholibin yang terletak di Desa Brabo, Kecamatan Tanggungharjo, Kabupaten Grobogan, Provinsi Jawa Tengah merupakan satu di antara puluhan ribu pesantren di Indonesia dengan ciri khas berbeda. 
 

Sampai sekarang, mayoritas pesantren di Indonesia masih mempunyai tata kelola adminitrasi belum tertib. Belum tertib di sini tidak dalam arti buruk pengelolaannya. Tetapi rata-rata pesantren, baik pesantren dengan jumlah santri sedikit maupun banyak, laporan administrasinya tidak bisa dibaca selain petugas yang bersangkutan.

Belum lagi tentang manajemen pengeloaan sistem kamar atau ruangan asrama. Terlebih pada pesantren yang besar-besar. Masih banyak pesantren yang tidak bisa memantau dengan aplikasi kamar A isinya santri sekian, yang kosong lemarinya sekian, masih banyak yang belum bisa. Kebanyakan, jika ada santri baru mau masuk, baru dicek ke kamar masing-masing, mana yang kosong. Belum banyak pesantren yang bisa seperti hotel atau rumah sakit yang jika ada pelanggan/pasien mau minta kamar, semua data sudah tersaji di komputer petugas.

Begitu pula tentang administrasi pembayaran, terlebih lagi untuk pesantren besar dengan kapasitas santri di atas 500 orang, apabila administrasinya masih memakai model manual, tentu akan menghabiskan tenaga pengurus. Risikonya, administrasi manual di beberapa pesantren hanya bisa dibaca satu dua orang. Sedangkan pengurus pesantren mempunyai ciri rolling, akan selalu berputar dan berganti orang secara turun-temurun disebabkan masa bakti atau masa belajar di pesantren sudah habis.

Dengan sistem administrasi manual, pengurus tidak akan bisa menyajikan data kepada wali santri yang meminta informasi pembayaran atau informasi lain dengan cepat. Administrasi manual mengharuskan pengelolanya membuka lembaran-lembaran kertas yang ribet.

Dengan berbagai latar belakang masalah, Pesantren Sirojuth Tholibin membuat aplikasi administrasi pesantren berbasis web yang bernama SIAP (Sistem Informasi dan Aplikasi Pesantren). Sistem ini dibangun dalam rangka menertibkan administrasi pesantren setempat dengan dilengkapi laporan keuangan dasar sehingga semua pengelola pesantren walaupun tidak memahami akuntansi dan masalah keuangan, akan mudah menjalankan aplikasi ini.

Di antara fitur yang ada di SIAP adalah menertibkan data santri. Terinspirasi dari pembuatan Surat Izin Mengemudi (SIM), para pendaftar di pesantren ini tidak perlu mengisi formulir pendaftaran, namun cukup diwawancara oleh petugas pendaftaran. Setelah selesai, difoto di tempat. Kemudian formulir yang terketik rapi dilengkapi foto santri baru tersebut beserta barcode-nya dicetak lalu ditandatangani oleh santri yang bersangkutan.

Tentang manajemen kamar, pada aplikasi ini memungkinkan untuk kamar sebanyak apa pun. Di dalam kamar ada jumlah kotak almari yang tersedia. Sehingga setiap kali santri baru daftar, petugas tinggal memilihkan kamar mana yang sesuai dengan melihat daftar almari di komputer seperti yang ada di hotel-hotel. Tentunya, data ini harus selalu diperbarui ketika ada santri keluar (boyong) sehingga akurat.

Dalam hal keuangan, santri yang sudah membayar akan mendapatkan struk pembayaran dan orang tua yang di rumah akan mendapatkan notifikasi atau pemberitahuan otomatis bahwa santri A telah membayar sekian untuk pembayaran B, C, D, dan seterusnya. Hal ini dilakukan karena mengantisipasi jika ada santri yang mendapatkan titipan uang dari orang tua tapi tidak disampaikan kepada petugas sehingga akan terjadi penumpukan tunggakan.

Selain sistem manajemen pemasukan, aplikasi ini mempunyai konsep bahwa pengelola uang di level paling dasar adalah pengurus sehingga pengurus setiap bulan harus melapor kepada kiai (pengasuh/dewan masyayikh) dengan menyetorkan dana setelah dipotong biaya operasional pesantren setiap bulan. Dengan sistem ini, pengasuh akan bisa selalu memantau keuangan pesantren baik melalui jaringan web lokal (local host) atau pun bisa menunggu setiap sebulan sekali. Pemantauan seperti ini penting dilakukan supaya pengurus selalu dikontrol oleh dewan masyayikh.

Banyak pesantren yang mewajibkan santrinya mempunyai Kartu Tanda Santri (KTS). Dengan aplikasi ini, petugas tidak perlu mendesain satu-persatu santri melalui aplikasi Corel Draw atau sejenisnya. Tapi hanya memencet dua tiga kali tombol, santri yang jumlahnya ribuan, akan secara otomatis bisa tercetak kartunya.

Aplikasi ini bisa diakses dengan banyak komputer sekaligus dalam satu kompleks pesantren. Di Pesantren Sirojuth Tholibin sengaja tidak ditampilkan informasinya secara online untuk menjaga privasi santri dan wali santri dari kemungkinan peretasan pihak yang tidak bertanggungjawab.

SIAP sebagai aplikasi berbasis close source ini memiliki fitur-fitur lain yang memungkinkan untuk dipakai di semua pesantren di Indonesia dengan diubah (customisasi) sesuai kebutuhan masing-masing pesantren yang tidak seragam. Bagi para pengelola pesantren yang ingin bisa ikut serta memanfaatkannya, bisa menghubungi kepada programmernya, Ustadz Suprisdiantoko (@kangsupris).

Jika tanpa ada perubahan-perubahan menu/fasilitas (customisasi), aplikasi akan diberikan secara gratis. Bagi yang ingin diskusi lebih lanjut, pertanyaan bisa disampaikan kepada Ahmad Mundzir, HP 085727299991. 

 

Ahmad Mundzir, anggota konseptor aplikasi SIAP. Santri Pesantren Sirojuth Tholibin, Brabo, Tanggungharjo, Grobogan